KINH NGHIỆM SĂN HỌC BỔNG VÀ NỘP HỒ SƠ THEO HỌC Ở NƯỚC NGOÀI (Phần 2)

Chia sẻ của bạn Thanhegc - Đại học Tổng hợp Tokyo trên diễn đàn TTVNOL 

Thanhegc chia sẻ: "Theo tôi, việc săn học bổng và nộp hồ sơ theo học ở nước ngoài có mối quan hệ mật thiết với nhau, và gần như bạn phải tiến hành đồng thời cả 2 quá trình trên. Đây là một cuộc chiến dai dẳng, đòi hỏi sự nỗ lực tối đa của mỗi cá nhân. Nếu không kiên trì và nhẫn nại, bạn không nên theo đuổi việc săn học bổng vì thời gian cần thiết để săn học bổng thường tối thiểu là 2 năm." 

✈ Kinh Nghiệm Săn Học Bổng Và Nộp Hồ Sơ Theo Học Ở Nước Ngoài(Phần 1)
✈ Kinh Nghiệm Săn Học Bổng Và Nộp Hồ Sơ Theo Học Ở Nước Ngoài(Phần 3)

IV. CÁCH THỨC SĂN HỌC BỔNG VÀ NỘP HỒ SƠ XIN HỌC

(1) Chủ động tìm kiếm thông tin

Bạn là người đi tìm học bổng, do đó phải hết sức chủ động trong việc tìm kiếm và tự giải đáp các câu hỏi trong khi săn học bổng. Bạn đừng hi vọng tìm được tất cả các câu trả lời thông qua người khác, cũng đừng hi vọng khi đưa lên diễn đàn một câu hỏi chung chung mà có được câu trả lời xác đáng. Tôi thấy có rất nhiều bạn đặt ra câu hỏi rất chung chung trên một số diễn đàn du học như:

- Làm thế nào để tìm được học bổng? 

- Học ở đâu thì tốt? 

- Chi phí học tập ở một nước nào đó là bao nhiêu? 

Nếu thực sự bạn muốn tìm học bổng thì nên tự tìm hiểu thông tin và trả lời các câu hỏi đó, đừng hi vọng có câu trả lời thoả đáng cho câu hỏi này thông qua người khác. Vậy bạn sẽ tìm kiếm thông tin ở đâu? 

Theo tôi, quan trọng nhất vẫn là trang web của trường vì nó cung cấp cho bạn những thông tin quan trọng nhất, kế đó là các diễn đàn du học và các trang web về giáo dục. Thông thường, các quốc gia và các trường đại học luôn muốn quảng bá hình ảnh giáo dục của nước và trường mình nên họ sẽ xây dựng các trang web về giáo dục nước đó hoặc về trường đó. Ở đó, bạn có thể tìm được rất nhiều thông tin như các ngành học, xếp hạng các trường, các kỳ thi và các chứng chỉ cần có, những yêu cầu tối thiểu. Nếu bạn cũng chưa biết bắt đầu từ đâu nữa thì tốt nhất các bạn nên đến đại sứ quán nước bạn dự định đi học để tìm hiểu thông tin. Bạn hãy yên tâm, thông tin ở đó rất nhiều và hoàn toàn miễn phí, lại còn được chỉ dẫn tận tình. Ngoài ra, các triển lãm du học cũng là một kênh thông tin rất bổ ích, ở đó bạn có thể có cơ hội gặp gỡ trực tiếp với đại diện trường định nộp hồ sơ, hiểu biết về nền giáo dục một nước nào đó, được thể hiện và thực hành ngoại ngữ.

Tôi cũng không nhớ nổi là mình đã đi bao nhiêu triển lãm du học rồi, có những triển lãm rất bổ ích (do các đại sứ quán hoặc cơ quan giáo dục nước ngoài tổ chức), có những triển lãm du học thực sự vô bổ (do các công ty tư nhân của Việt Nam tổ chức). Dù bạn tìm hiểu thông tin theo cách nào thì cũng luôn nhớ: tự tìm hiểu và trả lời những câu hỏi thắc mắc của mình trước, trong trường hợp chưa biết có thể đặt câu hỏi nhưng phải là những câu hỏi cụ thể, tránh câu hỏi chung chung như tôi đã nêu ở trên.

(2) Tự đánh giá khả năng của bạn

Bạn phải tự xác định khả năng của mình thông qua tiêu chí của các tổ chức cấp học bổng để tìm được học bổng phù hợp. Nếu không, có thể bạn sẽ nộp hồ sơ vào những học bổng có yêu cầu cao hơn khả năng của bạn, dẫn đến giảm cơ hội nhận được học bổng. Còn nếu như bạn nộp hồ sơ xin học bổng vào những nơi mà yêu cầu thấp hơn so với khả năng của bạn thì có thể nó sẽ không đáp ứng được kỳ vọng của bạn. Do đó, tự đánh giá khả năng của bạn sẽ là rất quan trọng. 

Tuy nhiên, đánh giá khả năng của mình như thế nào thì lại rất khó (không chỉ là năng lực bản thân mà còn là khả năng nhận được học bổng), vì nó tuỳ thuộc vào tiêu chí đặt ra của các tổ chức cấp học bổng, có thể đối với tổ chức này bạn trở nên yếu thế nhưng với tổ chức khác bạn lại trở nên mạnh hơn rất nhiều. Do đó, việc đánh giá khả năng của bạn tuỳ thuộc vào tiêu chí của tổ chức bạn dự định nộp hồ sơ. Điều này dẫn đến việc tìm hiểu học bổng của tổ chức cần nộp hồ sơ là hết sức cần thiết. 

Chẳng hạn, nếu bạn dự định thi học bổng 322 (Học bổng của Chính phủ Việt Nam) thì bạn phải là công chức nhà nước, nếu không, dù có giỏi đến mấy bạn cũng không thể có được học bổng này. Khi thi học bổng 322, bạn cần đánh giá đối thủ chính của mình là các giảng viên đại học (đặc biệt giáo viên của trường được ủy quyền tổ chức thi tuyển), các công chức làm việc trong viện nghiên cứu. Trong trường hợp này, đối thủ của bạn rõ ràng dễ xác định vì làm cùng ngành với mình, đặc biệt nếu bạn là cựu sinh viên của trường tổ chức thi. Ngược lại, học bổng của VEF chẳng hạn, có thể một vài ngành mới có một chỉ tiêu chung. Khi đó bạn phải chiến đấu không những với người cùng ngành mà còn người ngành khác, vì thế xác định đối thủ và khả năng đạt học bổng của mình sẽ khó hơn nhiều.

V. CHUẨN BỊ VÀ NỘP HỒ SƠ

Đây là bước rất quan trọng, nó khẳng định thành quả công việc của bạn, nếu bạn tìm hiểu học bổng mà không làm hồ sơ thì coi như thành quả lao động của bạn chưa có.

(1) Thời gian chuẩn bị

Theo tôi, thông thường là 2 năm (tính từ ngày chuẩn bị đến ngày lên đường đi học). Năm đầu tiên, bạn chuẩn bị ngôn ngữ (thi một số chứng chỉ cần thiết như TOEFL, GRE ... ) và chuyên môn (đọc tài liệu để có ý tưởng viết SOP và Research proposal). Năm thứ 2, bạn chính thức làm hồ sơ và sau khi có kết quả chính thức bạn sẽ làm các thủ tục tiếp theo. 

Thường các trường nước ngoài nhận sinh viên quốc tế vào tháng 9 hàng năm. Nếu bạn nộp hồ sơ xin học tháng 9 năm nay thì thường là tháng 12 năm trước hoặc tháng 1 là hết hạn nộp hồ sơ, do đó chuẩn bị hồ sơ từ tháng 9 năm trước là hợp lý. Tôi có thể nêu một kế hoạch sơ bộ thế này:

1. Chuẩn bị thi ngoại ngữ: 6 - 12 tháng
2. Đọc tài liệu chuyên ngành (để có ý tưởng viết SOP và đề cương nghiên cứu), tìm hiểu trường, tổ chức cần nộp hồ sơ, cách thức xin học bổng: 6 tháng
3. Chuẩn bị hồ sơ: viết SOP, xin LOR, bảng điểm, hoàn thành các hồ sơ theo yêu cầu: 3-6 tháng
4. Chờ đợi kết quả, liên hệ tìm hiểu thêm về trường mình nộp hồ sơ, tình hình hồ sơ: 1-3 tháng
5. Làm thủ tục đi học: 3 tháng

Như vậy quãng thời gian 2 năm theo tôi là khá hợp lý.

(2) Trình tự và những chú ý khi làm hồ sơ

Tôi có thể nêu một trình tự cơ bản như sau:

1. Xác định chuyên ngành và trường cần nộp hồ sơ
2. Hoàn thành hồ sơ
3. Kiểm tra hồ sơ
4. Gửi hồ sơ
5. Theo dõi hồ sơ sau khi gửi

Trong quá trình này bạn nên lưu ý những điểm sau:

Thứ nhất, xác định những chuyên ngành và trường định nộp hồ sơ, sau đó sử dụng bảng xếp hạng các trường đại học theo chuyên ngành để biết nên nộp hồ sơ vào trường nào. Tránh việc chỉ nộp hồ sơ vào những trường mà bạn nghĩ phù hợp với khả năng của mình. Ví dụ, nếu bạn nghĩ mình có thể vào được những trường có rank 50-100 thì bạn nên nộp một vài hồ sơ vào những trường trong top 50, một vài hồ sơ vào những trường rank 50-100, vài hồ sơ vào những trường rank 100-200, như vậy sẽ an toàn hơn, vì biết đâu bạn lại được nhận vào trường tốt hơn mong đợi hoặc trong trường hợp không có trường nào mà bạn ưng ý tiếp nhận thì bạn vẫn có cơ hội ở những trường có rank thấp hơn. 

Thứ hai, sau khi xác định được những trường cần nộp hồ sơ thì bạn bắt đầu làm hồ sơ. Một bộ hồ sơ sau đại học thường có bảng điểm, bằng, chứng chỉ ngoại ngữ, các chứng chỉ yêu cầu khác như GRE, GMAT,... , thư giới thiệu (LOR), đề cương nghiên cứu (Research proposal) hoặc định hướng nghiên cứu (SOP), bản khai của trường bạn dự định nộp hồ sơ và hồ sơ xin học bổng (nếu bạn muốn xin học bổng). 

Trong số những giấy tờ nói trên, một số bạn cho rằng bảng điểm, bằng, chứng chỉ ngoại ngữ là quan trọng nhất, tuy nhiên theo tôi, LOR và SOP hoặc Research Proposal là quan trọng nhất vì nó thể hiện cái tôi của bạn lớn nhất. Thường bạn sẽ đăng ký nhiều trường, do đó bạn cần lập ra một cái bảng, trên đó chia thành nhiều cột, mỗi cột thể hiện một số thông tin cần thiết như deadline, yêu cầu cơ bản, những thủ tục đã hoàn thành, những thủ tục còn thiếu gì. Bảng này nên dán ở nơi dễ nhìn, như vậy bạn có thể kiểm soát những việc mình làm, tránh nhầm lẫn không cần thiết. Ngoài ra, bạn cũng nên xác định cho mình trường nào là trường bạn mong muốn nhất để tập trung sức lực cho nó. Bạn nên làm hồ sơ trường đó trước tiên, và xem đó như form chuẩn cho các trường sau. Tránh việc đầu tư dàn trải, làm hồ sơ trường nào cũng như nhau.

Thứ ba, hồ sơ của bạn phải làm hết sức cẩn thận, tránh sai sót, và phải được nhiều người đọc và cho ý kiến trước khi gửi đi. Tránh việc chỉ có bạn là người duy nhất đọc hồ sơ trước khi gửi đi vì như thế sai sót là khó tránh khỏi. 

Bạn có thể hình dung như thế này: đầu tiên hồ sơ của bạn sẽ được gửi đến thư ký, thư ký sẽ đọc hồ sơ của bạn, và loại đi những hồ sơ không đạt tiêu chuẩn. Sau bước này hồ sơ của bạn có thể được gửi đến người phụ trách chuyên ngành (thường là các trợ lý cho các giáo sư) xem xét để loại bớt và gửi những hồ sơ xứng đáng cho các giáo sư xem. Tiếp đến, các giáo sư sẽ xem xét hồ sơ, nếu họ chấp nhận thì coi như bạn có đến 90% cơ hội rồi, sau đó hội đồng tuyển sinh sẽ xem xét và ra quyết định chính thức. Nếu bạn xin học bổng thì tổ chức cấp học bổng sẽ xem xét thêm lần nữa để đưa ra kết quả cuối cùng. 

Như vậy, qua rất nhiều vòng xét tuyển, hồ sơ của bạn sẽ khó được chấp nhận nếu có sai sót. Hồ sơ của tôi cũng vậy, trước khi gửi đi, được khoảng 10 người đọc và cho ý kiến, trong đó có 2 giáo viên dạy tiếng anh, 2 người cùng chuyên ngành, 2 thầy giáo viết LOR và một số bạn bè tôi đọc. Qua từng người, tôi dần hoàn thiện hồ sơ của mình và tránh được các sai lầm không đáng có. 

Thứ tư, hồ sơ của bạn phải thể hiện được cái tôi của bạn, nêu bật được những ưu thế của bạn, và tại sao bạn xứng đáng được nhận học bổng. Hồ sơ của bạn là hình ảnh của bạn trước hội đồng tuyển sinh, vì thế phải có cá tính và phải nhấn mạnh, “bạn là người xứng đáng được học bổng vì bạn là người phù hợp với nó chứ không phải vì bạn là người giỏi nên họ phải chọn bạn”. Đây là điều mà tôi rất tâm đắc. 

Như tôi đã nói ở trên, trong hồ sơ quan trọng nhất là LOR, SOP, Research Proposal vì đây là những thứ trong hồ sơ mà bạn dễ cải thiện nhất và nêu được bạn là ai, bạn cần gì (SOP) và bạn được người khác đánh giá như thế nào (LOR). Để có một thư giới thiệu tốt (LOR), bạn nên xem giáo sư nào có thể viết thư giới thiệu cho mình, giáo sư nào có thể viết tốt về mình (positive), khi giáo sư viết, bạn nên cho họ xem toàn bộ hồ sơ của bạn để họ có cái nhìn toàn cảnh về nơi bạn định nộp hồ sơ và đặc biệt nên nhờ các giáo sư viết cái gì đó thật cụ thể, đừng có chung chung. 

Ví dụ: họ viết bạn đã cùng họ làm gì, qua đó họ nhận ra những ưu điểm của bạn sẽ tốt hơn là chỉ viết bạn là một sinh viên giỏi, cần cù, ... Tôi lấy ra đây một lời khuyên của trường University of California, Berkeley dành cho những thí sinh có ý định nộp hồ sơ vào trường họ để các bạn rút ra kinh nghiệm “Demonstrate everything by example, don’t say directly that you are a persistent person, desmontrate it”. SOP cũng vậy, bạn nên thể hiện mình qua các ví dụ cụ thể để cho SOP là sản phẩm của riêng bạn chứ không phải ai khác. Đừng copy ý tưởng của người khác, vì như thế SOP của bạn sẽ trở nên thiếu chặt chẽ và lủng củng. 

Về điểm Toefl, GRE ... và điểm GPA, người Việt mình không có thế mạnh lắm, đặc biệt so với các bạn ở Trung Quốc và Hàn Quốc. Vậy làm thế nào để hồ sơ của bạn trở nên ấn tượng và có cá tính? Trước hết bạn hãy lên danh sách những tiêu chí mà theo bạn hội đồng tuyển sinh sẽ dựa vào đó để xét, sau đó bạn tự đánh giá bản thân mình theo tiêu chí đó, xem những tiêu chí nào mình có thể cải thiện được, tiêu chí nào không. Tôi lấy ra đây ví dụ phân tích của một bạn ở Trung Quốc đã nhận được học bổng đi du học ở Mỹ để các bạn có cái nhìn rõ hơn về vấn đề tôi vừa nêu. Sau khi phân tích bạn ấy đã đưa ra các tiêu chí và tự đánh giá như sau:

1. Undergraduate institution (probably unheard of by any of the school I am applying to)
2. Undergraduate GPA (overall good, but shaky in some specific courses)
3. Recommendation letter (will be written by my professor and hopefully positive)
4. Background and publications in my major (weak and no time for any publications)
5. GRE (unknown)
6. Personal Statement (unknown)

Như vậy, theo bạn đó, rất khó cải thiện 4 tiêu chí đầu tiên, chỉ có 2 tiêu chí sau là có thể cải thiện được hình ảnh của bạn đó trong con mắt hội đồng xét tuyển và bạn đó đã làm theo đúng chiến thuật đề ra. 

Qua ví dụ thực tế trên, tôi hi vọng các bạn tìm ra được cho riêng mình một chiến thuật hợp lý để cải thiện hình ảnh các bạn trong con mắt của hội đồng xét tuyển, bởi vì chỉ có bạn mới hiểu rõ bạn nhất, và cũng chỉ có bạn mới biết thể hiện cái tôi của mình hiệu quả nhất, qua đó nâng cao khả năng được tiếp nhận vào học và được học bổng của mình.

Thứ năm, gửi hồ sơ. Bạn nên tính toán để gửi hồ sơ, sao cho hồ sơ đến trường trước deadline sớm hơn khoảng 2 tuần. Vì có thể có một số giấy tờ của bạn bị thất lạc (điểm TOEFL, GRE, rất dễ bị thất lạc hoặc gửi muộn), hoặc một số giấy tờ bạn gửi đi không đạt yêu cầu, sẽ phải gửi lại. Nếu bạn gửi sớm thì bạn có thể gửi thư thường như thế sẽ đỡ tốn kém hơn so với gửi thư nhanh (gửi DHL, EMS). Bạn biết đấy, một bộ hồ sơ gửi đi Nhật nếu gửi thư thường có khi chỉ mất 50 ngàn, nếu gửi nhanh có khi phải mất 300 ngàn. Nếu bạn gửi nhiều hồ sơ thì rõ ràng chi phí này cần phải được cân nhắc.

Thứ sáu, thường xuyên theo dõi tình trạng hồ sơ sau khi hồ sơ đã gửi đi, không nên chỉ ngồi chờ đợi kết quả. Tôi kể ra đây những kinh nghiệm của mình với hi vọng các bạn nhận ra được vai trò quan trọng của việc liên lạc và theo dõi hồ sơ sau khi gửi đi. 

Thành thật mà nói, đây là quãng thời gian khó chịu, căng thẳng và hồi hộp nhất mà tôi từng trải qua. Tôi vào check email từng ngày, bạn có thể tưởng tượng được là ngày 16/12 tôi nộp hồ sơ (deadline là 24/12), ngày 26/1 năm sau tôi được trường đại học Tổng hợp Tokyo báo là mình vào danh sách shortlist, và phải hoàn thành các thủ tục tiếp theo để gửi hồ sơ làm thủ tục xin học bổng Monbusho (họ cho thời gian có 14 ngày) trong đó gồm cả làm hồ sơ, liên hệ với giáo sư,... (đúng vào dịp tết âm lịch nhà mình). Vì thế tôi phải co giò 2 chân 4 cẳng mà chạy, xin dấu cũng vào dịp tết. Sau đó tôi lại đợi từ 16/2 đến 1/7 mới có kết quả chính thức được học bổng. Đến bây giờ nghĩ lại tôi vẫn cứ thấy ớn, trong suốt hơn 4 tháng, ngày nào tôi cũng checkmail để xem hồ sơ đến đâu rồi, thỉnh thoảng lại còn liên hệ với giáo sư. Như vậy bạn có thể thấy, nếu tôi không checkmail và liên hệ với các giáo sư vào dịp tết đó có lẽ tôi đã bỏ lỡ cơ hội có được học bổng Monbusho. 

Đối với nhiều bạn đã từng được học bổng đi Mỹ, họ cũng chỉ ra rằng liên hệ với các giáo sư trước và sau khi nộp hồ là điều hết sức cần thiết. Bạn nên nhớ các giáo sư có thể cho bạn biết rất nhiều thông tin nóng hổi và tư vấn cho bạn. Một số giáo sư còn là cầu nối giữa bạn với hội đồng tuyển sinh, thậm chí họ có thể can thiệp đến kết quả của hội đồng xét tuyển. Vì vậy, bạn nên chủ động liên hệ với các giáo sư, đừng nản chí nếu những lần đầu họ từ chối trả lời. Ban đầu tôi cũng rất ngại phải liên hệ với các giáo sư, vì cũng không biết viết như thế nào, viết có đúng văn phong, chính tả và ngữ pháp không, nhưng vì hoàn cảnh bắt buộc nên phải viết, sau rồi thấy viết cũng đơn giản và trở nên bình thường. Bây giờ nhìn lại những lá thư đầu tôi thấy sao hồi đó mình viết ngô nghê đến vậy (viết cho giáo sư mà cuối thư vẫn viết best regard). 

Còn về sức mạnh của nó, tôi lấy ra đây ví dụ của mình để các bạn thấy được sức mạnh của những lá thư đó. Khi tôi đăng ký đi học ở Pháp, trường Paris 12, hồ sơ online của tôi thiếu thông tin, nên bị loại ngay từ vòng xét tuyển online, lúc đó tôi rất bất ngờ vì cứ nghĩ là ổn thoả rồi. Thế rồi tôi nhờ bạn tôi học ở trường bên đó cầm hồ sơ của mình gặp trực tiếp giáo sư phụ trách. Sau khi xem xong hồ sơ, giáo sư nói là ok, nhưng vì họ không hiểu tại sao lý lịch công tác của tôi có gián đoạn (đáng lẽ viết từ năm ... đến nay: làm gì thì theo thói quen tôi viết là năm ... : làm gì), sau khi nghe bạn tôi giải thích giáo sư mới hiểu. 

Tuy nhiên vì đây là trường hợp đặc biệt nên giáo sư yêu cầu tôi nộp thêm chứng chỉ ngoại ngữ (bước nộp hồ sơ online không cần nộp chứng chỉ ngoại ngữ, qua bước online mới nộp hồ sơ chính thức đến sau) và sẽ tham khảo thêm ý kiến của người đã từng học ở trường tôi hiện đang học bên đó. Lúc đó, ngoại ngữ tôi đã thi rồi, điểm không cao lắm và nếu thi lại thì cũng không kịp nữa nên tôi đành viết một lá thư cho giáo sư phụ trách, và nói rõ là trước khi đi thi tôi chỉ có ít thời gian học nên kết quả không được như mong muốn, nay tôi đang học lớp ngoại ngữ tăng cường và trình độ ngoại ngữ của tôi giờ đã vượt xa lúc đi thi nên tôi tự tin mình theo học được. Nếu ông cần kiểm chứng tôi sẽ gọi điện cho ông, sau đó tôi viết thêm một lá thư nhờ bạn tôi liên hệ với anh bạn mà giáo sư định tham khảo ý kiến. 

Kết quả như bạn thấy đấy, chỉ sau một tuần, tôi nhận được thư chấp nhận của trường, thậm chí không cần gửi thêm hồ sơ đợt sau (hồ sơ chính thức). Tôi đã đảo ngược thế cờ chỉ trong có 1 tuần và cũng chẳng tốn mấy tiền cả. Bạn thấy đấy, nếu không chủ động thì có thể bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội của chính mình.

✉  Sưu tầm và chia sẻ bởi MAISIE UK EDUCATION

Email: edu@maisie-uk.com

Hotline: 0918 910 885 - 0908 744 885

Tư vấn online Y!M: Mue.bolton | Skype: MUE Bolton hoặc Bolton MUE

Thông tin tham khảo: www.maisie-uk.com